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Par Julia Sharko,
Directrice des Opérations, Interlog Services
La future obligation de recevoir et émettre des factures électroniques n’est pas seulement une affaire de dématérialisation. Elle est avant tout une affaire de structuration et de validation des données. Or c’est ce point qui fait défaut dans un grand nombre d’entreprises. Il s’agit d’un enjeu qui va au-delà de la facturation et qui impacte les performances opérationnelles et financières.
Facture électronique : derrière l’arbre, la forêt des données non-structurées
Déjà obligatoire dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique va progressivement être étendue aux échanges entre entreprises à partir de 2027. Elle ira de pair avec la mise en œuvre de la transmission des données de transactions à l’administration fiscale (e-reporting).
A l’approche de cette échéance, de nombreuses études sondent les entreprises pour évaluer leur capacité à s’y conformer. Certaines – comme celle menée récemment par Pleo – font ressortir un point important : les entreprises ne comprennent pas nécessairement très bien la loi sur la facture électronique. En réalité, il y a souvent une confusion entre facture dématérialisée et facture électronique. Comme l’explique Pleo : « il ne s’agit pas uniquement de convertir une facture en PDF et de l’envoyer en pièce-jointe par mail. La facture électronique doit comporter nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée ».
Ce constat est révélateur d’un défi beaucoup plus large et qui pénalise les entreprises sur de nombreux aspects opérationnels et financiers : la standardisation et l’harmonisation des données.
Un impact global pour les entreprises
Le sujet est presque un serpent de mer. La normalisation des données est un enjeu qui dépasse toutes les frontières, celles des entreprises jusqu’à celles des pays… mais qui semble éternellement hors de portée. Et de fait, ses impacts se font ressentir à tous les niveaux : à l’échelle individuelle de chaque entreprise, mais aussi à l’échelle collective des relations et des transactions entre les organisations.
Parce que les données sont souvent incomplètes, imprécises ou même inaccessible – sans compter les erreurs, les différences d’une langue à l’autre, les codifications propres à chaque entreprise, etc. –, les conséquences sont multiples et récurrentes.
Dans le domaine de la logistique, par exemple, les confusions et les erreurs liées à l’identification des points d’expédition et de livraison sont monnaie courante. Pourtant ces écueils pourraient être éliminés relativement facilement si les adresses étaient remplacées par des codes uniques. Et ce principe de codification, de référentiel universellement utilisé devrait être appliqué à toutes les données : nom du client, désignation des marchandises, charges, TVA, etc.
Certaines initiatives existent, bien sûr. L’une des plus prédominantes est l’EDI, mais son rôle de standardisation des données est davantage une réalité aux Etats-Unis qu’en Europe. Parmi les projets plus récents, citons celui de CargoX, spécialiste des Bill of Landing (bon de chargement) électroniques basés sur la blockchain et lauréat des derniers ELA Awards. Sa plateforme est notamment utilisée pour gérer électroniquement les échanges de documents nécessaires aux procédures douanières en Égypte via le portail Nafeza. Ce système de pré-dédouanement permet de sécuriser les exportations vers l’Egypte est devenu obligatoire en octobre 2021. Depuis son lancement, plus de 117.000 sociétés ont adopté la plateforme, réduisant le délai de dédouanement des cargaisons de 29 jours à moins de 6 jours.
Notons aussi que certaines démarches d’harmonisation des données existent dans des domaines spécifiques, à l’image du groupement GOLDA dans le secteur de la rechange automobile.
Ces initiatives sont cependant très spécialisées. D’une manière générale, il reste très compliqué d’avoir la totalité des données de manière normalisée et structurée.
Un talon d’Achille qui doit se transformer en opportunité
Le passage à la facture électronique sera-t-il un déclencheur ? On est en droit de le penser. Les études le confirment. Selon la dernière édition du Baromètre de la facture électronique réalisé par Generix Group, publié en juillet 2023, plus de 9 entreprises sur 10 estiment que la réforme de la facture électronique constitue une opportunité de se transformer. La moitié des entreprises interrogées voient également dans la réforme des bénéfices pour la qualité de leurs données et de leurs processus. Notons que cette réforme reste toutefois complexe et le processus va devoir idéalement être simplifié.
Normalisées et structurées dans des tableaux de bord, les données de l’entreprise peuvent être stratégiquement exploitées et fournir une meilleure vision sur les relations avec les clients et les fournisseurs, entre les différents services et une meilleure compréhension de leur impact financier sur des aspects tels que les délais de livraison et de paiement, les impayés, la TVA, les besoins en fonds de roulement et la situation de trésorerie.
Cette réforme est pour les entreprises une très bonne occasion d’accélérer la transformation digitale à travers la normalisation et la structuration de leurs données. Elles y gagneront individuellement et collectivement. Même s’il ne représente qu’une première brique dans l’optimisation et l’harmonisation des données, on ne peut qu’encourager ce mouvement qui est une vraie clé de performance.
